MEMBUAT KEPUTUSAN yang EFEKTIF (lanjutan)

Ada 7 hal yang utama, metode pengambilan keputusan beserta kegunaan dan dalam kondisi tertentu dan masing-masing juga memiliki konsekuensi tertentu :

1.             Keputusan oleh otoritas tanpa diskusi

2.             Anggota ahli

3.             Pendapat para anggota

4.             Keputusan oleh otoritas setelah diskusi

5.             Minoritas kontrol

6.             Mayoritas kontrol

7.             Konsensus

Hubungan Antara Waktu dan Pengambilan Keputusan

Semakin banyak orang, semakin lama mengambil sebuah keputusan (anggota perlu mempertimbangkan faktor-faktor pendukungnya dan faktor-faktor yang mungkin menghalangi proses pengambilan keputusan).

Faktor Pendukung Pengambilan Keputusan Kelompok

¢  Efektif tidaknya suatu kelompok tersebut tergantung bagaimana kelompok tersebut disusun.

¢  Terdapat lima elemen dasar agar mampu memaksimalkan potensi kelompok dalam membuat keputusan yang baik :

                1. Saling ketergantungan yang positif

                2. Interaksi secara langsung

                3. Akuntabilitas anggota

                4. Kemampuan sosial

                5. Proses berkelompok

keadaan suatu kleompok tidak berfungsi secara efektif, diantaranya ialah :

¢  Kurang Dewasanya Kelompok

¢  Cepatnya Pengambilan Keputusan Berdasarkan Respons Dominan

¢  Kemalasan Sosial : Sembunyi dalam Kelompok

¢  Tumpangan Gratis : Mendapatkan Sesuatu Tanpa Usaha

¢  Hilangnya Motivasi Karena Ketidak Adilan : Tidak Menjadi Pecundang

Pemikiran Kelompok dan Penghindaran Defensif

¢  Buruknya Manajemen Konflik oleh Anggota Kelompok

¢  Keegoisan Anggota Kelompok

¢  Kurangnya Keheterogenan Kelompok

¢  Gangguan dan Halangan dalam Menghasilkan

¢  Jumlah Kelompok yang tidak Sesuai

¢   Pengambilan Keputusan yang Prematur dan Meminimalisasi Pertentangan

¢   Anggota tidak mempunyai keterampilan yang relewan

¢  Kurangnya Dukungan bagi Individu dan Halangan untuk Berkontribusi

Penyebab Groupthink

Menurut Janis & Mann (1977) ada 5 penyebab Groupthink diantaranya :

¢  Kekompakan

¢  Isolasi

¢  Kepemimpinan

¢  Putusan Stress

¢  Memprediksi munculnya groupthink

PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG DI PERTIMBANGKAN DAN DIPIKIRKAN

Langkah-langkah yang digunakan dalam membuat keputusan yang matang :

1.             Mengenali dan Mendefinisikan Masalah

2.             Mengumpulkan Informasi Mengenai Masalah yang Ada

3.             Menyusun dan Mempertimbangkan Alternatif Solusi

4.             Analisis Kekuatan Lapangan

5.             Analisis yang berhati-hati

6.             Halangan

7.             Memutuskan Suatu Solusi

8. Mengevaluasi Kesuksesan Pelaksanaan Keputusan

Permasalahan Teori Pengambilan Keputusan

Ada 2 masalah utama dalam teori dan riset mengenai pengambilan keputusan dalam kelompok

1. Kebanyakan riset memutuskan perhatian pada apakah keputusan yang dibuat kelompok mempunyai kualitas tinggi atau rendah.

2. Kebanyakan teori dan riset menganggap bahwa pengambilan keputusan telah mempunyai informasi lengkap, sensitive, dan selalu rasional.

Mencegah groupthink

1.             Membatasi suatu seeking dini persetujuan

2.             Mengoreksi kesalahan persepsi dan bias

3.             Menggunakan teknik keputusan yang efektif

MEMBUAT KEPUTUSAN yang EFEKTIF

Sebuah kelompok dikatakan efektif jika memenuhi lima syarat berikut ini :

1.  Sumber daya yang ada dalam kelompok harusdimanfaatkan sepenuhnya

2.  Penggunaan waktu yang efisien

3.  Keputusan tepat dan berkualitas

4.  Keputusan dapat dilaksanakan oleh seluruh anggota kelompok

5.Kemampuan kelompok dalam memecahkan masalah meningkat atau paling tidak kurang.

penjelasan teoretis mengenai terjadinya dukungan sosial, menurut:

1.Zajonc. (1965).

2.Robert, dkk. (1978).

3.Blascovich, Menders, Hunter, & Salomon 1999; Bond Atoum & Van Leeuwen, 1996; Jackson &Williams, 1985.

Pertentangan dalam Kelompok

Pertentangan dalam kelompok adalah kecenderungan suatu kelompok untuk membuat keputusan yang lebih ekstrim dibanding dengan usulan atau pemikiran anggotanya (Brauer, Judd & jacquelin, 2001; Moscovivi & Zavalloni, 1989).

Dampak pertentangan dalam kelompok :

1.             Pengaruh Normatif

2.             Pengaruh Informasi

3.             Pengakuan Sosial

Alasan Keterlibatan dalam Pengambilan Keputusan

1.untuk meningkatkan kualitas keputusan dengan memanfaatkan semua sumber daya yangdimiliki setiap anggotanya

2. meningkatkan komitmen anggotanya dalam melaksanakan hasil keputusan   

Kelompok sebagai Pengambil Keputusan

mengambil keputusan yang termasuk dalam aktivitas kognitif tersebut secara individual. Ketika informasi yang diproses tergolong berharga atau penting, manusia akan melibatkan aktivitas kognitif tersebut secara berkelompok.

¢  Rembering Information

¢  Processing Information

1. Orientasi
2. Diskusi

                3. Membuat Keputusan

                  ~ Delegasi Keputusan

                 ~ Merata-rata input individual

                 ~ Voting

                 ~ Konsesus

                 4. Implementasi

Kelompok sebagai Pengambil Keputusan yang Tidak SempurnaBerbagi Informasi

-          Tugas dan Pengambilan Sampel

-          Pemimpin dan Pembagian Informasi

Keuntungan dan kerugian dari metode pengambilan keputusan:

1.Mengandalkan orang yang bertanggung jawab atas kelompok

2.Setiap peserta mencari alternative yang paling populer

3.Mengandalkan orang yang bertanggung jawab darikelompok untuk membuat keputusan

4.Mengambil suara terbanyak

5. Mintalah kelompok sebelah apa yang akan dilakukan dan kemudian melakukan hal yang sebaliknya

6.Mengadakan perjanjian dasar di antara semua peserta dalam kelompok seperti apa keputusanharus diambil

KEPEMIMPINAN (lanjutan)

Hersey & Blanchard (Situational Theory)

Kepemimpinan organisasi

·         Organisasi = TIM

·         Manager = MENGATASI

·         Pemimpin = MENGAJARI INTUK MENGATASI

Masalah kepemimpinan yang harus di hadapi :

·         Status quo

·         Menginsiprasi visi bersama

·         Memberdayakan anggota melalui kerjasama

·         Mendorong hati para anggota

·         memimpin dengan dan sebagai contoh

Menurut John K. Hemphill, kelompok yang besar menghadapi masalah-masalah dalam koordinasi, administrasi, dan komunikasi dapat diperbaiki oleh pemimpin.

Kapan sosok pemimpin akan dianggap muncul ?

·         Ada sebuah penghargaan ketika kesuksesan dalam kelompok dicapai.

·         Tugas-tugas membutuhkan kerja sama dalam kelompok dari pada usaha individual.

·         Anggota-anggota dapat merasakan bahwa kesuksesan dalam kelompok itu terjadi ketika tujuan mereka tercapai.

·         Seorang individu dengan pengalaman sebagai pemimpin sebelumnya ada di dalam kelompok tersebut.

KEEFEKTIFAN PEMIMPIN Style Theory menurut Blake and Mouton

q   PEMIMPIN 1.1

q   PEMIMPIN 9.1

q   PEMIMPIN 1.9

q   PEMIMPIN 5.5

q   PEMIMPIN 9.9

Teori Kepemimpinan Situasional

·         Directive leader (S1) HIGH TASK-LOW RELATION

·         Coaching (S2) HIGH TASK-HIGH RELATION

·         SUPPORTING LEADER (S3)

·         DELEGATING SYSTEM

Teori partisipasi kepemimpinan

Performa kelompok bergantung pada pemimpinnya

KEPEMIMPINAN

Pemimpin :Seseorang yang berpengaruh terhadap orang lain agar menjadi lebih efektif saat bekerja untuk mencapai tujuan bersama mereka dan menjaga hubungan diantara semua anggotanya.

Kualitas personal pemimpin : kepribadian, intelegensi, berat, tinggi, usia, keahlian, gender, perbedaan etnis, partisipasi.

Pemimpin Menurut Bernard Bass adalah sebuah bentuk khusus dari interaksi sosial yaitu resiprokal, transaksional, dan kadang-kadang proses yang menjalankan individu untuk memotivasi orang lain untuk meningkatkan tujuan kelompok dan individu

Pemimpin Menurut Devito :  ada proses pemguatan terhadap orang lain dan mempengaruhi prang lain

Pemimpin mempunyai 4 sifat dasar:

                - intelegence

                - extroversion  

                - initiatif

                - sense of humor

Kemampuan pemimpin dipengaruhi oleh :

kemampuan intelligence dan kemampuan beradaptasI.

Menurut Stogdil, hal yang bisa menjadikan seorang individu menjadi pemimpin, “Bukan hanya harus mempunyai sifat dan karakteristik pemimpin, tetapi harus berada di dalam tempat dan waktu yang tepat .”

4 Masalah yang muncul saat mengidentifikasi ciri – ciri seorang pemimpin, yaitu

1.Kebesaran pemimpin diidentifikasi setelah fakta, tetapi siapa yang akan menjadi pemimpin tidak dapat diprediksikan

2. Ciri yang berbeda mungkin diperlukan pada kondisi yang berbeda

3.  Kecocokan antara semangat waktu tertentu dengan orang besar, diperlukan untuk kepemimpinan besar untuk terjadi

4. Jumlah sifat pemimpin yang tidak terbatas, dan dapat diidentifikasi

Ada 2 ciri pemimpin menurut sifat pribadi, yaitu :

·         Charisma / Karismatik :mempunyai karisma, dapat mempengaruhi orang lain dan orang yang dipimpinnya percaya bahwa pemimpin ini bisa diandalakan

·         Machiavellianism :Pemimpin yang percaya bahwa pada dasarnya manusia itu lemah, orang lain adalah objek yang impersonal, dan perlunya menipu orang lain jika dirasa perlu untuk mencapai suatu tujuan.

Kunci Kepemimpinan

•       Motivasi kerja

•       Kharismatik

•       Membangun hubungan baik atau positif

•       Interaksi yang efektif antara pemimpin, anggota, dan aturan

Ada tiga gaya kepemimpinan :

·         Otokratis

·         Demokratis

·         Liberalis

Fiedler’s Situational Theory of Leadership

-Task and Relationship leader-

·         Pemimpin dan relasi anggota

·         Posisi kekuasaan

·         Struktur tugas

KOMUNIKASI KELOMPOK (lanjutan)

3.        Informal Communication Network and Gatekeepers

Gatekeeperadalah orang yang menerjemahkan dan menginterpretasikan pesan, informasi, dan pengembangan anggota kelompok (Johnson & Johnson, 2009).Gatekeeper berfungsi sebagai pihak yang turut menentukan pengemasan suatu pesan (Nurudin, 2004).Terdapat dua jenis umum gatekeeper:

a.    Information gatekeeper: yang menerima pesan dari atasan dan pihak luar yang lebih luas daripada anggota kelompok.

b.    Technology gatekeeper: yang membaca teori dan literatur penelitian lebih dibidangnya dan mengkonsultasikan secara lebih pada pihak luar daripada anggota kelompoknya.

4.      Effects on the Message of a One-way Communication Procedure

Semakin banyak penyampaian pesan dari satu orang ke orang yang lain, pesan akan cenderung terdistorsi dan terjadi perubahan. Terdapat tiga proses psikologis yang mengkarakterisasi masing-masing personal (Johnson & Johnson, 2009):

·         Leveling. Penerima pesan cenderung mengingat informasi secara kurang lebih saja. Pesan tersebut cenderung lebih pendek atau singkat, mudah ditangkap, dan mudah diucapkan.

·         Sharpening. Penerima pesan cenderung mempertajam beberapa poin penting dari informasi yang ditangkapnya sehingga mudah diingat, walau sebagian besar pesan terlupakan.

·         Assimilation. Penerima pesan mengambil banyak pesan untuk kerangka acuan dan kepribadian dirinya. Karena itu, interpretasi dan ingatan dari yang didengar seseorang akan diafeksi dari pemikiran dan perasaan penerima pesan.

5.      Communication Patterns and Networks

Sebuah kelompok dapat berfungsi efektif, jika ada komunikasi antar anggota kelompok.Komunikasi dalam kelompok perlu disusun melalui ide, pengetahuan dan informasi lain. Jaringan komunikasi ditemukan untuk mempengaruhi pentingnya kepemimpinan, perkembangan dalam organisasi, moral anggota kelompok, dan efisiensi penyelesaian masalah (Leavitt, 1951; Shaw, 1964).

6.      Influences on Effectiveness of Group Communication

Pengaruh keefektifan dalam komunikasi kelompok (Johnson& Johnson, 2002):

·         Norma kelompok

·         Aturan

·         Penempatan tugas/ posisi

·         Humor

7.      Effects of Cooperation and Competition on Communication

Di dalam suatu kelompok ada hubungan kooperatif dan kompetitif.Semakin kooperatif interaksi antara anggota kelompok, maka cenderung semakin efektif (Johnson& Johnson, 2002).

a.        Cooperative Context

Studi penelitian menunjukkan bahwa ketika banyak anggota kelompok bekerja secara kooperatif, komunikasi cenderung lebih sering, terbuka, lengkap, akurat, dan jujur (Deutsch, 1973; Johnson & Johnson, 1989).Dalam situasi yang kooperatif, secara tipikal individu cenderung membutuhkan waktu orientasi jangka panjang.Komunikasi efektif itu dipengaruhi oleh fakta bahwa dalam situasi yang kooperatif, individu saling mempercayai dan menyukai, maka dari itu mereka bersedia membantu memenuhi keinginan kebutuhan dan permintaan masing-masing (Johnson& Johnson, 2002).

b.        Competitive Context

Defensive communication adalah perilaku yang terjadi ketika seseorang merasa terancam atau mengantisipasi ancaman, perilaku ini dapat terjadi pada organisasi atau kelompok.Defensive communication yang digunakan oleh salah satu anggota kelompok cenderung menciptakan reaksi defensif kepada anggota yang lain. Semakin besar defensif komunikasi dalam kelompok, semakin anggota kelompok akan tidak melihat motif, nilai, dan emosi anggota lain dan komunikasi kurang efisien dan efektif (Johnson& Johnson, 2002).

v  Pengaruh keefektifan komunikasi kelompok

-          Physical Influences on Communication

Faktor fisik dapat mendorong atau menghalangi keefektifan kelompok dalam komunikasi.

-          Seating Arrangements

Cara anggota kelompok duduk saling mempengaruhi presepesi mereka, status, pola partisipasi, aktivitas kepemimpinan, reaksi efektif dan mempercayai mengenai pemilihan tempat duduk.

-           Humor

Humor merupakan pengaruh penting keefektifan komunikasi dalam kelompok yang cenderung meningkatkan kohesivitas dan mengurangi ketegangan.Humor cenderung mendorong keterpaduan dan menguarangi ketegangan dalam kelompok (Bloch, Browning & McGrath, 1983).Humor menjadi lebih efektif ketika anggota yang berkuasa yang menyampaikan.

Vinton (1989) menyampaikan bahwa humor mempunyai tiga tujuan dalam suatu tugas kelompok:

1.        Gurauan yang gila menandakan pada teman kerjanya bahwa dia bersedia berpartisipasi dalam hubungan yang ramah dan informal.

2.        Gurauan dapat memudahkan hubungan kerja ketika anggotanya bekerja dalam bagian yang menegangkan, dan

3.        Senda gurau dapat membantu mengurangi perbedaan status yang ada di antara anggota kelompok.

-          Taking a Survey

Group effectiveness dapat ditingkatkan ketika anggota-anggotanya memiliki pemahaman yang jelas antara posisi yang satu dengan lainnya.

KOMUNIKASI KELOMPOK (lanjutan)

Communication in a Problem-Solving Group

Kelompok ini berfokus pada penyelesaian masalah. Keuntungan dalam kelompok ini adalah dapat mencari solusi secara bersama-sama sehingga mendapatkan hasil yang lebih akurat dan penyelesaian yang lebih efektif

Meskipun bertujuan untuk menyelesaikan masalah bersama-sama, namun tidak semua rahasia dapat diketahui oleh anggotta kelompok problem-solving. Ada informasi yang diketahui masing-masing anggotanya, beberapa informasi hanya sebagian anggota yang mengetahuinya, dan informasi lainnya bahkan hanya diketahui oleh seorang anggota saja (Johnson & Johnson, 2002).

Kesuksesan sebuah kelompok dapat dilihat dari koordinasi mereka dalam memberikan dan menerima pesan, dan keberlakuan norma dan prosedur dalam berkomunikasi.

Ada tiga pola berkomunikasi:

·         interaction analysis

·         one-way and two-way communication in authority hierarchies, dan

·         communication networks.

1.        Interaction Analysis

Aspek penting dari sebuah kelompok adalah memperhatikan dan berdiskusi.Terdapat tiga tahap interaksi yang dapat dianalisis (Johnson & Johnson, 2002).

·         Banyaknya dan lamanya sebuah komunikasi.

·         Pada siapa kita berkomunikasi.

·         Memperhatikan siapa yang menggerakkan siapa dan dengan cara apa. Umumnya, anggoota high-authority (atasan) akan lebih mengontrol anggota low-authority (bawahan).

2.               Communication Patterns in an Authority Hierarchy

Dalam setiap organisasi terdapat sebuah authority hierarcy.

·         Authority hierarchy:

setiap anggota kelompok memiliki peran dan memiliki tanggung jawab berbeda-beda.

Dalam setiap authority hierarchy diterapkan sistem reward dan punishment, sehingga sang high-authority lebih berkuasa terhadap low-authority.

Untuk mencapai tujuan dalam kelompok, biasanya anggota kelompok menjalin komunikasi dengan cara menjadwalkan pertemuan, membuat laporan untuk setiap anggotanya dan membuat rangkuman untuk kemajuan perkembangan kelompok. (Baron & Kerr,1992).

Ada 2 macam jaringan komunikasi:

1.      formal communication network

biasanya didirikan agar lebih mudah mengkoordinasikan semua anggota kelompok untuk mencapai tujuan kelompok

2.      informal network

hanya menjalin hubungan pertemanan atau kontak antara anggota kelompok.

Ada tiga macam cara dalam formal communication network yaitu:.

·         one-way

hanyahigh-authority yang memberikan perintah atau pesan kepada low-authority sehingga low-authority sifatnya pasif. Kelebihannya, one-way ini dapat menghemat waktu tetapi kurang efektif juga melelahkan high-authority.

·         One-way with feedback

hampir sama seperti one-way, hanya saja low-authority dapat memberikan feedback kepada high-authority mengenai seberapa banyak mereka paham akan pesan yang disampaikan. Cara ini lebih cepat daripada two-ways tetapi masih kurang efektif.

·         two-way communication

setiap anggota kelompok bebas mengutaran pendapat atau bebas bertukar pikiran sehingga cara ini lebih efektif terutama untuk problem-solving group (Bierman, 1962). Hanya saja cara ini tetap memiliki kekurangan yaitu membutuhkan banyak waktu untuk berdiskusi.

KOMUNIKASI KELOMPOK (lanjutan)

Group Environment

PERANTARA

PERANTARA

Bagan diatas merupakan gambar dari kerumitan komunikasi yang terjadi dalam suatu kelompok. Dalam bagan tersebut, proses komunikasi kelompok kecil ditentukan oleh (Johnson & Johnson, 2002):

·         Orang yang menciptakan komunikasi disebut dengan pengirim pesan dan orang yang dituju disebut penerima.

·         Pengirim membuat sandi berupa symbol yang menerjemahkan perasaan dan maksud dalam pesan yang layak untuk disampaikan ke penerima.

·         Pengirim mengirimkan pesan itu ke penerima

·         Pesan dikirim melalui perantara. Perantara dapat berupa gelombang suara dan gelombang cahaya dalam melihat kata-kata yang tertulis.

·         Pengirim mendapatkan respon dari penerima atau feedback.

·         Penerima pesan seharusnya mampu memahami isi pesan dan maksud pesan yang dia terima.

·         Penerima merespon secara mendalam terhadap penafsiran pesan

·         Suara adalah semua unsur yang mempengaruhi proses komunikasi. Keberhasilan komunikasi ditentukan oleh tingkatan suara. Dari sudut pengirim, suara merupakan pencerminan dari sikap ,kerangka, dan kelayakan bahasa /  ekspresi lain dari pesan yang dia kirim. Dari sudut penerima, suara termasuk sikap, latar belakang dan pengalaman yang mempengaruhinya dalam mengartikan pesan itu.

Sending and Receiving Messages

Kriteria pesan yang akan disampaikan (Johnson, 1947, 2006):

1.      Menggunakan kata ganti orang pertama dalam pesan yang akan disampaikan.

2.      Menunjukkan kredibilitas kita sebagai sender.

Kredibiltas ini tergantung pada

a.       Reabilitas sebagai sumber informasi

b.      Motif

c.       Ekspresi kehangatan dan persahabatan

d.      Kepercayaan

e.       Keahlian/ skill

f.       Dinamisme

3.      Membuat pesan yang lengkap dan spesifik sehingga dapat membuat penerima pesan memahami isi pesan.

4.      Membuat pesan verbal dan non-verbal yang akan disampaikan.

5.      Mengirimkan pesan yang sama lebih dari satu kali dengan cara komunikasi yang berbeda. Misalnya melalui media gambar, gerakan non-verbal, dan pesan yang tertulis.

6.      Meminta feedback apakah pesan yang disampaikan diterima atau tidak

7.      Membuat pesan yang cocok dengan bentuk referensi penerima.

8.      Mendiskripsikan perasaan kita dengan nama, action, atau bentuk pidato

9.      Mendiskripsikan perilaku anggota lain tanpa mengevaluasi atau menginterpretasi.

v  Skill atau kemampuan dalam menerima pesan secara efektif menurut Johnson (1947, 2006) ada dua, yaitu:

1.      Mengkomunikasikan banyaknya keinginan untuk memahami pikiran dan perasaan dari sender tanpa mengevaluasi dari perkataan sender. Evaluasi tersebut penting karena kata-kata evaluasi dapat membuat sender berhati-hari dalam memberikan pesan dan akan mengurangi keterbukaan dalam komunikasinya.

2.      Memahami dan menginterpretasi pikiran dan perasaan dari sender.

v  Skill dalam menerima pesan secara spesifik yaitu

1.      Parafrase secara tepat dan tidak secara evaluasi tentang isi dari pesan dan perasaan sender.

2.      Mendiskripsikan apa yang kamu terima dari perasaan sender.

3.      Menegosiasi arti atau makna dari pesan sender.

Dalam Devito (2009) ada 5 tahap yang menjadi proses bagi listener atau penerima pesan, yaitu recieving, understanding, remembering, evaluating, dan responding. Dalam menerima pesan atau tahap recieving itu sendiri perlu diperhatikan

1.      Fokus perhatian akan semua pesan yang disampaikan sender baik itu pesan verbal atau non-verbal.

2.      Mencari feedback sebagai respon dari penerima pesan

3.      Mencegah memperhatikan hal lain yang menjadi gangguan perhatian pada sender.

4.      Terus mendengarkan apa yang dikatakan sender hingga ia selesai memberi pesan.